Đề cương môn Kỹ thuật Tổ chức Công sở

Đề cương môn Kỹ thuật Tổ chức Công sở

Sưu tầm

CHƯƠNG I: CÔNG SỞ VÀ HOẠT ĐỘNG CHỦ YẾU CỦA CÔNG SỞ

I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN:

· Bộ máy: là hệ thống các cơ quan nhà nước có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, quan hệ mật thiết với nhau, tạo thành một thể thống nhất.
· Tổ chức: là 1 hệ thống tập hợp 2 hay nhiều người, có sự phối hợp hoạt động có ý thức nhằm đạt được 1 hay nhiều mục tiêu chung.

· Cơ quan: là một tổ chức, được nhấn mạnh đến thiết chế, điều hành và các cấp bậc trong đó, là đầu mối giao dịch của tổ chức.

· Văn phòng: là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; chăm lo mọi lĩnh vực hậu cần đảm bảo các điều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.

II. KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA CÔNG SỞ:

1. Khái niệm công sở: là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Nhà nước để tiến hành một công việc chuyên ngành của Nhà nước.

2. Nhiệm vụ công sở:

· Quản lý công vụ theo pháp luật.

· Tổ chức, phối hợp công việc giữa các bộ phận.

· Tổ chức công tác thông tin trong cơ quan và giữa cơ quan này với cơ quan khác.

· Thực hiện kiểm tra, theo dõi công việc của cán bộ theo cơ chế.

· Tổ chức giao tiếp với dân, với các cơ quan, tổ chức xã hội.

· Quản lý tài sản của cơ quan, ngân sách.

· Tham mưu trong hoạt động chính sách, xây dựng pháp luật, các quy chế, quyết định cho cơ quan, tổ chức Nhà nước có thẩm quyền.

3. Phân loại công sở:

· Dựa vào tính chất, nội dung hoạt động:

+ Công sở hành chính;

+ Công sở sự nghiệp.

· Dựa trên phạm vi hoạt động:

+ Công sở Trung ương;

+ Công sở Trung ương đóng ở địa phương;

+ Công sở do địa phương quản lý.

§ Công sở hành chính: là tổ chức đặt dưới sự quản lý của nhà nước, thực hiện quản lý chung hoặc trên từng mặt công tác, có nhiệm vụ chấp hành pháp luật và chỉ đạo thực hiện các chủ trương kế hoạch của nhà nước.

§ Công sở sự nghiệp: là tổ chức đặt dưới sự quản lý của nhà nước, thực hiện các hoạt động có tính chất nghiệp vụ riêng biệt, phục vụ cho sản xuất, kinh doanh và cho sinh hoạt, nói cách khác đó là những đơn vị cơ bản để thực hiện nhiệm vụ của ngành.
 
4. Đặc điểm công sở

· Được thành lập bằng Luật và đặt dưới sự quản lý của Nhà nước;

· Nhân danh quyền lực công để giải quyết các vấn đề xã hội;

· Có trụ sở và tên gọi thống nhất;

· Có nhiệm vụ theo luật định;

· Có biên chế, con dấu, tài khoản để hoạt động

II. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CÔNG SỞ

1. Mục đích, yêu cầu:

a. Không ngừng nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động của công sở:

· Cần có môi trường tốt, tâm lý thoải mái.

· Các vị trí làm việc bố trí hợp lý.

· Mỗi lọai công việc có thiết bị, phương tiện thích hợp, sử dụng đúng đắn.

b. Công sở cần chấp hành đúng pháp luật:

· Công sở hoạt động theo quy chế => Tạo sự ổn định và phát triển công sở, là điều kiện để đánh giá cán bộ.

c. Công sở phải có khả năng phát triển bền vững:

· Mở rộng các hoạt động;

· Củng cố mối quan hệ trong và ngoài công sở.

d. Công sở phải hiện đại hoá, hoạt động khoa học, góp phần nâng cao trình độ lãnh đạo.

2. Nội dung của tổ chức hoạt động trong công sở:

· Chia công việc thành các nhiệm vụ cụ thể.

· Tập hợp các nhiệm vụ có liên hệ với nhau nhằm điều hành trật tự, thích hợp.

· Chọn lựa người thực hiện.

· Sử dụng thẩm quyền đúng đắn, hợp lý để điều hành phù hợp với công sở và mục tiêu chung.

· Tạo điều kiện cần thiết (vật chất,…) để cán bộ công chức hoàn thành nhiệm vụ.

· Đánh giá công việc, xác định mức độ hoàn thành để tiếp tục phát triển hay điều chỉnh cho hợp lý. 

3. Nguyên tắc tổ chức hoạt động của công sở:

a. Công khai: mọi thành viên đều phải biết rõ công việc của mình, nhóm mình và toàn bộ công sở.

· Biện pháp:

+ Xây dựng kế hoạch;

+ Các hoạt động Kiểm tra, đánh giá kết quả công việc;

+ Trách nhiệm của từng bộ phận…

· Tác dụng:

+ Tạo ra sự hiểu biết hợp tác trong công việc;

+ Tạo điều kiện cho công sở phản ứng kịp thời với những thay đổi trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ chung;

+ Làm cho tính cục bộ, bệnh quan liêu trong quá trình điều hành được hạn chế.

b. Liên tục: là quá trình thường xuyên, được phối hợp theo quy chế hoạt động của công sở. Biểu hiện:

· Sự liên tục trong quan hệ điều hành (truyền đạt kịp thời, nhanh chóng các mệnh lệnh quản lý).

· Sự phát triển liên tục của công việc, công sở và từng bộ phận trong đó.

· Công sở phải được kiểm tra, đánh giá thường xuyên.

c. Phân công rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận:
· Thúc đẩy mọi người làm việc hiệu quả hơn.

· Phát huy năng lực sáng tạo.

· Nâng cao trách nhiệm của mỗi thành viên trong công sở, chống quan liêu.

d. Dân chủ hoá trong quá trình điều hành:

· Cần bàn bạc với các ngành, các cấp, các đơn vị có liên quan.

· Tập hợp trí tuệ của tập thể, cá nhân và tổ chức để mọi thành viên hiểu, tự giác thực hiện quyết định.

e. Tuân thủ pháp luật:

· Các hành vi điều hành phải đúng với quy định của Nhà nước.

· Vi phạm các quy chế đều bị xem xét theo pháp luật.

CHƯƠNG II: KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ 

I. QUAN NIỆM CHUNG:

1. Kỹ thuật điều hành:

· Là phương pháp, cách thức tổ chức hoạt động;

· Là biện pháp có tính công nghệ vận dụng trong hoạt động của bộ máy quản lý để giải quyết công việc.

2. Nghiệp vụ hành chính: là kỹ năng thực hành, tiến hành có tính thực tiễn một loại công việc trong quản lý. Một số nghiệp vụ quan trọng là:

· Lĩnh vực xây dựng và quản lý văn bản gồm:

+ Nghiệp vụ văn thư (đánh máy, lập hồ sơ, đăng ký và chuyển giao văn bản,..).

+ Nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, đánh giá, chỉnh lý thống kê tài liệu lưu trữ, bảo quản và phục vụ khai thác các văn bản,..).

· Lĩnh vực tổ chức điều hành công việc:

+ Nghiệp vụ đo lường công việc hành chính

+ Nghiệp vụ kiểm tra công việc

+ Nghiệp vụ lễ tân

+ Lập chương trình công việc của cơ quan, công sở

+ Tổ chức các chuyến công tác của lãnh đạo

+ Nghiệp vụ thư ký

+ Nghiệp vụ sử dụng các thiết bị văn phòng…

· Các loại nghiệp vụ khác có liên quan gồm:

+ Nghiệp vụ kế toán, tài vụ

+ Nghiệp vụ quản lý nhân sự

+ Nghiệp vụ thống kê

+ Quản lý tài sản cơ quan.

=> Nghiệp vụ và kỹ thuật hành chính liên quan chặt chẽ với nhau, với quá trình tổ chức công việc; quan hệ mật thiết với công tác văn phòng, với việc tổ chức, quản lý các dịch vụ công…

II. ĐẶC ĐIỂM CỦA KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY

1. Kỹ thuật điều hành không ngừng được đổi mới và hiện đại hoá nhằm đáp ứng nhu cầu xử lý thông tin

· Muốn nhận thức đúng các thông tin đa dạng và sử dụng chúng thì phải biết cách xử lý.

· Phải có những thay đổi trong hoạt động của cơ quan, thay đổi và hoàn thiện các kỹ thuật và công nghệ để kịp thời xử lý thông tin.

2. Kỹ thuật điều hành cung cấp dịch vụ hành chính cho người dân và phục vụ cho quản lý nhà nước

· Các biện pháp phục vụ dân phải thay đổi cho hiệu quả, làm cho họ được tôn trọng.
· Tìm những biện pháp kỹ thuật mới để điều hành công việc hữu hiệu.

· Kỹ thuật vận động quần chúng, kiểm tra công việc,… là kỹ thuật hành chính trong giao tiếp nhân sự.

3. Kỹ thuật điều hành tăng cường áp dụng các phương tiện kỹ thuật và phương pháp điều hành mới

· Tác dụng của các phương tiện kỹ thuật mới:

+ Tăng năng suất làm việc;

+ Đổi mới nhận thức của nhà quản lý và cán bộ;

+ Xử lý các tình huống;

+ Gắn chặt quan hệ giữa CQ với môi trường;

+ Tăng thêm nhịp điệu hoạt động của cơ quan.

4. Kỹ thuật điều hành không tách rời truyền thống dân tộc, đặc biệt là truyền thống văn hoá.

III. NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ:

1. Thiết kế và phân tích công việc trong công sở:

1.1.Thiết kế công việc: phân chia các công việc lớn, nhỏ hợp lý.

· Yêu cầu:

+ Phù hợp với mục tiêu của công sở.

+ Nội dung công việc phải rõ ràng, phù hợp thực tế.

+ Công việc phải có ý nghóa đối với nhiệm vụ chung.

+ Tạo ra khả năng sáng tạo cho cán bộ, công chức (phát huy tính tự chủ, thời gian hợp lý, cách thức giải quyết công việc).

+ Tạo được khả năng hợp tác.

+ Có khả năng kiểm tra việc thi hành công việc thuận lợi.

1.1.2.Phương pháp thiết kế công việc:

· Thiết kế công việc theo dây chuyền, theo nhóm, theo từng cá nhân.

1.2.Phân tích công việc:

1.2.1. Khái niệm và mục đích:

· Khái niệm: là một khía cạnh quan trọng của kỹ thuật hành chính, phản ánh năng lực làm việc của các nhà quản lý.

· Mục đích : Xác định cách thức tối ưu nhằm mang lại hiệu quả cao cho hoạt động của công sở.

· Chú ý:

+ Làm sáng tỏ tính chất của nội dung công việc.

+ Xem xét những điều kiện vật chất, môi trường.

+ Các yêu cầu về cán bộ.

· Kết quả của việc phân tích công việc:

+ Lựa chọn cán bộ, công chức hợp lý và sắp xếp họ vào những vị trí cần thiết.

+ Xác định các tiêu chuẩn cụ thể nhằm hoàn thành công việc.

+ Đánh giá ảnh hưởng của môi trường đối với công việc.

+ Phát hiện các yếu tố làm hạn chế kết quả công việc, loại bỏ các yêu cầu không cần thiết.

+ Xác định nhu cầu đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức => Thực hiện tốt nhất công việc được giao.

+ Đánh giá kết quả công việc sau khi hoàn tất.

1.2.2.Phương pháp tiến hành phân tích công việc:

· Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi được phép điều hành của cơ quan.

· Phải có đầy đủ thông tin về:

+ Đặc điểm công việc;

+ Những người được phân công thực hiện;

+ Các quy định của luật pháp.

2. Phân công công việc: dựa trên cơ sở thực tế.

2.1.Cơ sở của quá trình phân công công việc

· Theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan;

· Theo khối lượng và tính chất công việc;

· Theo khối lượng biên chế và cơ câùu tổ chức của cơ quan.

2.2.Các kiểu phân công công việc:

Theo nguyên tắc:

· Ấn định điều kiện cho chức năng nghiệp vụ (đủ ĐK để làm việc, tránh theo tình cảm).
· “Dụng nhân như dụng mộc” (chú ý kinh nghiệm, năng lực, cá tính, lòng hăng say của từng người để sắp xếp thích hợp).

· Phân chia chức năng nghiệp vụ có tính đồng nhất (công việc chủng loại giao cho cấp dưới thực hiện và phân chia cho những cá nhân theo chỉ định cụ thể).

· Nguyên tắc cân bằng về chức năng nghiệp vụ (chất và lượng của công việc phải phân phối chính đáng, thích hợp, làm rõ người chịu trách nhiệm).

· Nguyên tắc tạo sự ổn định, tránh lãng phí.

Một số kiểu phân công công việc:

2.2.1.Phân công theo chuyên môn hoá:

· Là phương pháp để cán bộ đi sâu vào công việc và có thói quen nghề nghiệp tốt => tăng năng suất lao động.

· Biện pháp:

+ Muốn chuyên môn hoá thì phải hiểu bíêt rộng.

+ Kiến thức chuyên môn và các kiến thức chung luôn tác động bổ sung cho nhau, nâng cao hiểu biết và bản lĩnh cho nhà quản lý.

· Trong thời đại KHKT, chuyên môn hoá công việc không chỉ trong sản xuất mà trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

2.2.2.Phân công theo các tiêu chuẩn và định mức cụ thể:

· Tiêu chuẩn rõ thì sẽ thuận lợi khi phân công.

· Khi xây dựng tiêu chuẩn phải chú ý hai mặt: chất và lượng.

· Các tiêu chuẩn, định mức phải xây dựng sao cho có thể khuyến khích cán bộ, công chức làm việc.

2.2.3.Phân công trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực cán bộ, công chức:
· Dựa trên nguyên tắc: phù hợp khả năng trước mắt, lâu dài, yêu cầu của công việc và mục tiêu cuối cùng cần đạt tới.

· Chỉ rõ trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận (pháp lý, tổ chức, kiểm tra,…).
· Tạo điều kiện để cán bộ có thể tiến bộ qua công việc được giao.

2.2.4.Phân công theo các nhóm nhằm tạo sự thăng bằng trong cơ quan, công sở:
· Tạo ra sự đoàn kết, tăng thêm tiềm lực nội bộ cho cơ quan.

· Sự hợp tác lệ thuộc vào:

+ Trình độ, nhận thức mỗi người;

+ Nội dung và sự phân công công việc;

+ Cán bộ công chức có thể thay thế lẫn nhau khi cần thiết.

3. Tổ chức điều hành công việc:

3.1.Khái niệm: Là phải đảm bảo cho cán bộ, công chức thuộc quyền thực hiện tốt nhất các công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.

3.2.Nguyên tắc điều hành

3.2.1.Mệnh lệnh điều hành phải thống nhất, phù hợp với thực tế và được truyền đạt kịp thời, chính xác

· Nội dung mệnh lệnh liên quan đến lợi ích của các thành viên trong tổ chức, cơ quan.
· Có tính khả thi.

· Đúng với pháp luật, quy chế cho phép.

· Có tính thực tế, nghóa là có căn cứ, theo đúng kế hoạch đã được xem xét cẩn thận.
· Được giải thích rõ ràng, cụ thể về phương thức thực hiện, thời gian hoàn thành.

3.2.2.Phải đảm bảo sự hài hòa và có thể hỗ trợ cho nhau trong khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan, công sở

· Các mục tiêu không phải bao giờ cũng thống nhất => Lãnh đạo phải có đủ uy quyền, có các thông tin; cấp dưới phải có tinh thần kỷ luật.

· Mọi thành viên có quyền đóng góp sáng kiến để thực hiện mục tiêu nhưng phải trong khuôn khổ mục tiêu chung và tôn trọng mục tiêu của đơn vị khác; phải có chương trình hành động thống nhất.

3.2.3.Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành

· Phải rõ ràng, dễ áp dụng:

· Thủ tục là phương tiện giúp cho việc điều hành được thống nhất theo những quy trình cần thiết.

+ Tác dụng: Giúp cho việc điều hành không tuỳ tiện (nhưng nếu quá câu nệ thủ tục sẽ dẫn đến tình trạng công việc không được giải quyết kịp thời).

· Yêu cầu:

+ Thủ tục phải khoa học.

+ Phù hợp với thực tế hoạt động của cơ sở.

3.2.4.Tránh vi phạm thẩm quyền (Vì sẽ dẫn tới sự rối loạn trong điều hành công việc)

4. Xây dựng các quy chế làm việc:

4.1.Khái niệm và yêu cầu:

· Khái niệm: Là văn bản quy định cụ thể về:

+ Các quyền và nghĩa vụ của người giữ chức vụ;

+ Quan hệ làm việc trong cơ quan;

+ Trách nhiệm của mỗi chức vụ, bộ phận;

+ Cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả;

+ Tiêu chuẩn để đánh giá công việc,…

· Yêu cầu:

+ Khi xây dựng quy chế chú ý phạm vi các quy định:

- Quy phạm chung;

- Đối với một bộ phận, đối tượng cụ thể.

+ Trách nhiệm quy định trong quy chế chia làm ba loại:

- Cán bộ lãnh đạo;

- Cán bộ chuyên môn nghiệp vụ ;

- Các bộ phận phục vụ.

4.2.Phương pháp xây dựng quy chế:

· Xác định phạm vi điều chỉnh của quy chế và thẩm quyền ban hành.

· Xây dựng các khung điều chỉnh cụ thể, cách điều chỉnh, các điều kiện thực hiện quy chế rõ ràng, thuận lợi cho việc kiểm tra.

· Quy chế cần được thảo luận dân chủ.

· Về hình thức: được xây dựng thành các điều khoản, được phê duyệt và ban hành kèm theo một văn bản quy phạm đúng thẩm quyền.

5. Xây dựng kế hoạch và làm việc theo kế hoạch:

5.1.Khái niệm và yêu cầu:

· Khái niệm: Là chương trình công tác, là phương án tổ chức các công việc trong quá trình hoạt động của cơ quan, công sở.

· Yêu cầu:

+ Cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với:

- Năng lực cán bộ;

- Mục tiêu hoạt động;

+ Có sự thống nhất giữa các biện pháp thực hiện.

+ Có tính khả thi.

· Tác dụng:

+ Giúp lãnh đạo giảm tối đa bất trắc;

+ Tập trung lực lượng để thực hiện tốt các mục tiêu đã định;

+ Kiểm tra hoạt động của cơ quan thuận lợi, có căn cứ.

5.2.Phương pháp xây dựng kế hoạch

· Thu thập dữ liệu cho công việc dự định sẽ làm => Đưa ra những nhận định ban đầu về kế hoạch.

· Thảo luận và thu thập ý kiến của cán bộ, công chức liên quan;

· Xác định mục tiêu, các vấn đề cần giải quyết

· Thông qua kế hoạch.

· Hai loại kế hoạch thông dụng:

+ Kế hoạch chiến lược:

- Xác định mục tiêu cơ bản và cách thức tối ưu.

- Phải chú ý đầu tư về con người, cơ sở vật chất với các thiết bị hiện đại.
+ Kế hoạch nghiệp vụ: gia tăng hiệu quả hoạt động => Cần được xây dựng chi tiết, gắn với nhiệm vụ cụ thể của từng đơn vị.

6. Tổ chức và điều hành các cuộc họp
+ lưu ý

· Không tổ chức cuộc họp với nội dung nghèo nàn, không cần thiết.

· Cơ cấu hợp lý về thành phần tham dự.

· Chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp.

· Chuẩn bị tốt chương trình nghị sự, bài phát biểu cho lãnh đạo.

· Chuẩn bị chu đáo các văn bản cần thông qua tại cuộc họp và các tài liệu cần thiết.
· Nắm vững các yêu cầu chính trong quá trình thảo luận.

· Đảm bảo về thời gian.

· Lập biên bản cuộc họp và giải quyết tốt các vấn đề sau cuộc họp.

· Kỹ năng điều hành của người điều khiển có vai trò quan trọng.

+ Trình bày khái quát những gì sẽ trình bày

+ Trình bày những gì cần trình bày

+ Trình bày tóm tắt những gì đã trình bày

7. Kiểm tra, kiểm soát công việc:

7.1. Định nghĩa: 
Là một biện pháp tất yếu của quá trình tổ chức, điều hành hoạt động của cơ quan, công sở.

Mục tiêu:

· Phát hiện những sai lầm, những chỗ không phù hợp trong kế hoạch để điều chỉnh kịp thời.
· Đánh giá kết quả, chỉ dẫn cho hoạt động của cơ quan, công sở được đúng hướng.
 
 7.2.Nội dung:

· Kiểm tra việc sử dụng, bố trí nhân lực.

· Kiểm tra việc sử dụng ngân sách

· Kiểm tra việc sử dụng các phương tiện làm việc.

· Kiểm tra quá trình giải quyết công việc hàng ngày theo mục tiêu, kế hoạch.

Có hai loại kiểm tra:

+ Kiểm tra toàn diện.

+ Kiểm tra thông thường.

7.3.Nguyên tắc: Toàn diện, khách quan, kịp thời, cụ thể.

Quy trình kiểm tra gồm 4 bước:

· Bước 1: Lập ra tiêu chuẩn

· Bước 2: Đánh giá kết quả

· Bước 3: Đánh giá hiệu quả

· Bước 4: Xử lý, điều chỉnh các sai lệch (nếu có).

Lưu ý:

· Kiểm tra phải nhằm vào công việc chứ không vào con người, mục đích:

+ Tạo cảm giác thoải mái;

+ Các biện pháp phải linh hoạt;

+ Xử lý kết quả phải đi vào bản chất vấn đề, không nên hời hợt.

· Khi xây dựng các tiêu chuẩn cần chú ý hai mặt: định tính, định lượng.
· Kết quả kiểm tra => Lãnh đạo đánh giá về:

+ Hình thức;

+ Mức độ hiệu quả;

+ Nguyên nhân thành công và sai lệch của công việc.

=> Thúc đẩy công việc, động viên cán bộ làm việc tự giác hơn.

· Các phương thức thường gặp khi tiến hành Kiểm tra:

+ Kiểm tra qua việc xem xét kế hoạch và phê duyệt kế hoạch.

+ Kiểm tra qua việc đánh giá các định mức.

+ Kiểm tra qua báo cáo của các đơn vị.

+ Kiểm tra trực tiếp kết quả và chất lượng công việc được hoàn thành.

Yêu cầu:

+ Cán bộ phải có kỹ năng kỹ thuật và những phẩm chất cần thiết (khách quan, công bằng…).
+ Khi người kiểm tra là lãnh đạo, quản ly => Phẩm chất cần có là khả năng Kiểm tra công việc, thể hiện qua:

+ Giao tiếp hàng ngày; Quá trình ra chỉ thị;

+ Nghe báo cáo kết quả công việc;

+ Hợp tác với các cán bộ khác để điều hành.

+ Ra quyết định đúng đắn, giải quyết công việc kịp thời.

IV. KỸ THUẬT HÀNH CHÍNH VÀ VĂN HÓA ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ:

Khái niệm “văn hoá công sở”:

· Quan hệ giữa các cán bộ trong công việc;

· Các chuẩn mực xử sự, nghi thức tiếp xúc hành chính;

· Phương pháp giải quyết các bất đồng trong cơ quan;

· Cách lãnh đạo và ý thức chấp hành kỷ luật trong và ngoài công sở của nhân viên.

CHƯƠNG III: ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC VÀ THIẾT BỊ CÔNG SỞ

I. ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC TRONG CÔNG SỞ

1. Khung cảnh nơi làm việc: yêu cầu

· Diện tích phù hợp, các phòng được bố trí hợp lý.

· Môi trường không bị ô nhiễm.

· Đủ ánh sáng.

· Các phương tiện đầy đủ và phù hợp với yêu cầu công việc.

2. Bố trí và sắp xếp các bộ phận làm việc trong cơ quan, công sở:

Yêu cầu

· Phù hợp với chức năng, nhiệm vụ cụ thể;

· Tận dụng diện tích trên cơ sở định mức hợp lý.

· Giảm thời gian di chuyển, tạo sự hỗ trợ thuận lợi giữa các bộ phận.

· Tạo được khả năng cơ động và mềm dẻo khi sử dụng các thiết bị và các nguồn lực khác.
· Duy trì chất lượng công việc do kiểm soát tốt hơn.

· Tạo tâm lý phấn khởi, gắn bó với công việc.

· Tiết kiệm được kinh phí cho các dịch vụ.

· An toàn trong việc sử dụng các thiết bị.

· Có tính thẩm mỹ.

II. BẢO ĐẢM PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC

1. Yêu cầu chung về phương tiện làm việc trong công sở:

· Phải thích hợp với từng loại công việc.

· Tạo ra môi trường văn hoá => Phương tiện phải tiện lợi, có tính thẩm mỹ, bố trí hài hoà.
· Phải tiết kiệm, tránh phô trương lãng phí.

· Không ngừng đổi mới và hiện đại hoá các thiết bị.

2. Một số thiết bị thông dụng

2.1.Các thíêt bị soạn thảo văn bản: máy chữ, máy vi tính, máy sao chụp, máy ghi âm, máy in.

2.2.Các thiết bị nhân bản hàng loạt: Máy in rônêô, máy sao chụp (photocoppy), máy in điện tử…

2.3.Các thiết bị bảo quản và tìm kiếm văn bản: Các thiết bị được sử dụng nhiều nhất là máy chụp ảnh thu nhỏ microfilm và máy vi tính…

2.4.Các tủ đựng hồ sơ: Nhiều loại.

3. Bảo trì phương tiện và thiết bị trong các công sở:

· Bảo trì thường xuyên, định kỳ kiểm tra,…

· Bồi dưỡng những tri thức cơ bản về bảo trì.

· Thay thế thiết bị, bộ phận chủ yếu sau một thời gian.

IV. PHƯƠNG PHÁP LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH

LÃNH ĐẠO

QUẢN LÝ

+ Giám sát, đánh giá là thứ yếu

+ Chú trọng động viên, khích lệ; đổi mới, đột phá; con người, hiệu quả; quyết định, thực hiện công việc.

+ Người lãnh đạo và nhân viên là chủ thể của hoạt động lãnh đạo, hoạt động quyết sách (hai đối tượng này không giới hạn rõ ràng).

+ Quan tâm đến sự sinh tồn, phát triển, tương lai doanh nghiệp, mục đích đằng sau quy hoạch sách lược.

+ Người lãnh đạo học cách làm huấn luyện viên, phụ trách, gíao viên, là người phục vụ;

tạo điều kiện tốt về môi trường làm việc cho cấp dưới.

+ Lấy con người, nhân viên, khách hàng, hiệu quả, giá trị làm gốc.

+ Là trọng tâm

+ Chú trọng duy trì trật tự định sẵn; chế độ, tổ chức; nâng cao hiệu suất; làm tốt những việc đã được quyết định.

+ Người quản lý là chủ thể, vạch ra quyết sách. Nhân viên là khách thể, chấp hành quyết sách (hai đối tượng này không vượt qua giới hạn, xâm phạm lĨnh vực).

  +Quan tâm đến quyết sách, sách lược kinh doanh. Quản lý những cái thuộc về hiện tại.

  + Người quản lý coi mình là trọng tài, quen với việc bản thân chỉ cần nói, không cần làm.

+ Lấy sự việc, công việc, hiệu suất và thị trường làm gốc.

Kết luận:. Nhà quản lý phải là nhà lãnh đạo, ngược lại.

· Người quản lý phải giỏi trong việc quyết sách, điều hành, động viên, khích lệ, thành thạo trong lãnh đạo.

· Lãnh đạo không chỉ là khoa học mà còn là nghệ thuật.

· Nghệ thuật lãnh đạo là việc của cán bộ quản lý cấp cao, cấp giữa và cấp cơ sở.

· Ở đâu có quản lý ở đó có nghệ thuật lãnh đạo.

Đặc trưng của nghệ thuật lãnh đạo:

· Tính sáng tạo độc đáo.

· Tính linh hoạt: thay đổi theo con người, sự việc, thời gian, địa điểm.

· Tính tổng hợp.

· Tính hiệu quả

· Tính khoa học.

I. PHƯƠNG PHÁP LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ THEO TÌNH HUỐNG

· Hai phong cách khác nhau:

+ Phong cách hướng vào công việc

+ Phong cách hướng vào quan hệ

· Hiệu quả dựa vào ba biến số:

+ Quan hệ giữa lãnh đạo và cấp dưới.

+ Các nhiệm vụ được giao và cấu trúc của chúng.

+ Quyền hạn của người lãnh đạo: ra quyết định, thưởng, phạt, điều động cán bộ.

· Mô hình khác là:

+ Hành vi chỉ đạo.

+ Hành vi hỗ trợ của cán bộ cấp dưới.

· Mô hình “đường dẫn đến mục tiêu”:

+ Đặc điểm của cán bộ cấp dưới.

+ Đặc trưng của công việc

+ Phong cách lãnh đạo

+ Hiệu quả lãnh đạo

II. PHƯƠNG PHÁP LÃNH ĐẠO THEO CHỨC NĂNG:

Quan hệ chặt với ba nhóm yêu cầu.

Yêu cầu của cá nhân:

· Yêu cầu được đào tạo;

· Yêu cầu được tư vấn, hỗ trợ;

· Yêu cầu thúc đẩy công việc;

· Yêu cầu trưởng thành, phát triển.

Yêu cầu của tập thể cán bộ:

· Xây dựng đội ngũ;

· Thông tin liên lạc;

· Thúc đẩy công việc;

· Có kỷ luật, nguyên tắc làm việc chung.

Yêu cầu của nhiệm vụ:

· Mục tiêu phải rõ ràng, có kế hoạch;

· Phân công trách nhiệm cụ thể;

· Tiêu chuẩn đánh giá kết quả của việc hoàn thành công việc và yêu cầu thực hiện (đầy đủ, kịp thời, sáng tạo…)

III. PHƯƠNG PHÁP HỆ THỐNG

Yêu cầu:

· Cán bộ, công chức cuốn hút tối đa vào công việc.

· Mọi nhu cầu của công việc được đảm bảo đầy đủ.

· Có sự linh hoạt cần thiết để đáp ứng các yêu cầu, thay đổi của môi trường.

· Tạo được mối liên hệ chặt chẽ giữa các thành viên, tạo được sự yên tâm cho cán bộ, công chức.

IV. VẤN ĐỀ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ

1. Tính chất lao động của người lãnh đạo, quản lý

· Không tạo ra giá trị vật chất trực tiếp mà là tiền đề để phát triển xã hội.

· Sản phẩm của người lãnh đạo là các quyết định hành chính.

· Loại lao động này được pháp luật quy định về chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và mang những nét của lao động trí óc đặc biệt, có tính chủ động, sáng tạo.

2. Kỹ năng tổ chức lao động của người lãnh đạo, quản lý

2.1.Kế hoạch hoá và phân phối thời gian làm việc hợp lý

· Khái niệm: là biện pháp quan trọng để tổ chức khoa học lao động của người lãnh đạo, quản lý.
· Biện pháp: cần có sự phân loại thích hợp:

+ Phân theo nội dung (Kinh tế, Văn hoá, Quốc phòng,…);

+ Phân theo quan hệ;

+ Phân theo tính chất (phức tạp, trước mắt, lâu dài,…).

· Nhiệm vụ của người lãnh đạo:

+ Lựa chọn công việc phù hợp thực tế, kịp thời, chính xác.

+ Phân bố thời gian hợp lý.

2.2.Lập biểu đồ theo dõi công việc:

Tác dụng:

· Giúp lãnh đạo:

+ Bao quát toàn bộ công việc;

+ Thiết lập trật tự công việc và đầu tư thời gian hợp lý cho những khâu quan trọng;

+ Hiểu các nguyên nhân thành công hay thất bại;

+ Chống lại sự tùy tiện trong điều hành;

· Là cơ sở quan trọng để lãnh đạo hợp lý hoá lao động của mình.

2.3.Tổ chức hệ thống văn bản và thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý: theo nguyên tắc

· Hệ thống văn bản theo từng nội dung: kế hoạch, thi đua, nhân sự, tài chính, chuyên môn, nghiệp vụ, các chính sách chung,…

· Sắp xếp các văn bản theo đơn vị địa lý.

· Muốn đảm bảo những yêu cầu trên, lãnh đạo cần:

+ Cán bộ chuyên môn hỗ trợ;

+ Sử dụng một số công cụ, phương tiện.

2.4.Tổ chức giao tiếp của lãnh đạo, quản lý:

· Theo yêu cầu chủ quan để tìm hiểu, làm quen với công việc mới; để động viên, tiếp xúc về lý do xã giao,..

· Nhằm trao đổi thông tin, kiểm tra kết quả công việc.

· Theo quy định chung về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,…

CHƯƠNG V. ĐỔI MỚI KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH TRONG CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

I. TẦM QUAN TRỌNG VÀ BỐI CẢNH CỦA ĐỔI MỚI KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH

1. Tầm quan trọng:

+Xét về kinh tế:

· Là điều kiện quan trọng để nâng cao năng suất lao động quản lý;

· Giảm những chi phí không cần thiết:

+ Rút ngắn thời gian giải quyết công việc

+ Mang lại lợi ích kinh tế thiết thực;

+ Giảm biên chế => giảm quỹ tiền lương, giảm chi phí hành chính.

+ Về xã hội

· Tạo ra quan hệ tốt, gắn bó giữa cơ quan và người dân.

· Là điều kiện để các cơ quan nhà nước tiếp thu những kinh nghiệm của các nước tiên tiến.
+Về chính trị

· Thực hiện chủ trương về cải cách hành chính, xây dựng Nhà nước pháp quyền VN XHCN.
2. Bối cảnh của đổi mới kỹ thuật điều hành

· Đổi mới kinh tế và hợp nhất kinh tế, KHKT đặc biệt là công nghệ thông tin phát triển
=> Muốn hội nhập phải tự đổi mới mình.

II. ĐỊNH HƯỚNG ĐỔI MỚI KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH HIỆN NAY

1. Xây dựng và áp dụng kỹ thuật điều hành, tổ chức công vụ, kết hợp hiện đại với truyền thống.

2. Bảo đảm tính khoa học của quá trình điều hành.

3. Tạo được sự điều hành thuận lợi, đơn giản và phù hợp.

4. Giảm nhẹ cường độ và nâng cao năng suất lao động, góp phần tinh giản biên chế.

III. CÁC BIỆN PHÁP ĐỔI MỚI KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH

1. Xây dựng mô hình mẫu và quy trình chuẩn cho qúa trình điều hành hoạt động của các cơ quan.

2. Tăng cường sử dụng thiết bị hiện đại để xử lý công việc, đặc biệt là thu thập, xử lý thông tin, truyền đạt các quyết định.

3. Xây dựng các định mức cần thiết và thực hiện việc tiêu chuẩn hoá trong công việc.
4. Đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của cơ quan, công sở.

5. Bồi dưỡng kỹ năng hành chính cho cán bộ, công chức.